Wir erhalten eine E-Mail von unserer Personalabteilung, die ankündigt, dass die Gehaltsabrechnungen jetzt digital auf Arkevia verfügbar sind, und die erste Reaktion ist oft die gleiche: Wo soll man sich einloggen, mit welchen Zugangsdaten und wie findet man ein bestimmtes Dokument in diesem digitalen Tresor? Das offizielle Portal, das verwendet werden soll, ist www.myarkevia.com, und nicht die alte Domain arkevia.com, die nicht immer zum Mitarbeiterbereich weiterleitet. Diese Unterscheidung zu verstehen, vermeidet bereits einen großen Teil der von den Nutzern gemeldeten Probleme.
Aktivierung des MyArkevia-Kontos: Was bei der ersten Anmeldung wirklich hakt
Das klassische Szenario: Man erhält einen Aktivierungscode per beruflicher E-Mail, manchmal im Spam-Ordner versteckt, mit einer begrenzten Frist, um die Kontoerstellung abzuschließen. Wenn dieser Code abläuft, bevor man ihn verwendet, muss man sich wieder an die Personalabteilung oder die IT-Abteilung wenden, um einen neuen zu erhalten. Es gibt keinen Button im Portal, um diesen Code selbst zu regenerieren.
Bei der ersten Anmeldung fordert das Portal dazu auf, ein persönliches Passwort festzulegen und eine private E-Mail-Adresse anzugeben. Diese persönliche Adresse wird dann für alle Wiederherstellungsverfahren verwendet. Es wird empfohlen, eine dauerhafte E-Mail-Adresse zu verwenden, nicht die des Unternehmens, da der Zugang zum Tresor auch nach Verlassen des Unternehmens aktiv bleibt.
Für diejenigen, die auf mein Arkevia-Konto und meine E-Gehaltsabrechnungen ohne Probleme zugreifen möchten, bleibt der Hauptpunkt der Aufmerksamkeit die Verbindung zwischen dem temporären Aktivierungscode und der persönlichen E-Mail-Adresse. Ohne diese beiden Elemente korrekt von Anfang an angegeben, wird es komplizierter.
Vergessenes Arkevia-Passwort: Konkretes Verfahren und besondere Fälle
Auf MyArkevia erfolgt die Zurücksetzung des Passworts über den Link “Passwort vergessen” auf der Anmeldeseite. Eine E-Mail zur Zurücksetzung wird an die bei der Aktivierung angegebene persönliche Adresse gesendet. Wenn man seine berufliche Adresse verwendet hat und das Unternehmen inzwischen verlassen hat, wird die Situation komplizierter.
In diesem Fall ist der Kontakt zum Support von Cegedim SRH (dem Anbieter hinter MyArkevia) die einzige Option. Die Rückmeldungen dazu variieren: Einige Mitarbeiter berichten von einer schnellen Bearbeitung, andere erwähnen Wartezeiten von mehreren Wochen. Das Bereithalten eines Ausweises und einer alten Gehaltsabrechnung beschleunigt in der Regel die Überprüfung.
- Überprüfen Sie zuerst den Spam-Ordner der bei der Aktivierung angegebenen persönlichen Adresse, die E-Mail zur Zurücksetzung landet dort häufig
- Wenn die persönliche Adresse nicht mehr zugänglich ist, kontaktieren Sie den Support von Cegedim über das auf myarkevia.com verfügbare Formular
- Halten Sie eine alte Gehaltsabrechnung oder die Mitarbeiter-ID bereit, um Ihre Identität nachzuweisen
Finden und Herunterladen der E-Gehaltsabrechnungen im digitalen Tresor
Nach dem Einloggen zeigt die Benutzeroberfläche von MyArkevia die Dokumente nach Arbeitgeber und Datum sortiert an. Jede elektronische Gehaltsabrechnung wird im PDF-Format gespeichert und kann einzeln heruntergeladen werden. Momentan gibt es keine native Funktion zum Gruppieren des Downloads aller Abrechnungen in einem einzigen Vorgang.
Wenn man mehrere Arbeitgeber hatte, die Arkevia nutzen, erscheinen die Dokumente in separaten Abschnitten. Der Tresor bewahrt die Abrechnungen auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf, für einen Zeitraum, der bis zu 75 Jahre nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen betragen kann. Es handelt sich nicht um eine einfache temporäre Archivierung.
Ein praktischer Punkt, der oft übersehen wird: Die vom Arbeitgeber im Tresor hinterlegten Abrechnungen haben einen zertifizierten Beweiswert. Sie sind als Nachweise für einen Rentenantrag, einen Immobilienkredit oder einen arbeitsrechtlichen Streit genauso gültig wie ein unterschriebenes Original auf Papier.
Verstärkte Authentifizierung auf MyArkevia: Was sich 2026 ändert
Cegedim hat die Einführung einer generellen Zwei-Faktor-Authentifizierung im Sommer 2026 für alle MyArkevia-Konten angekündigt. Konkret muss man nach Eingabe seines Passworts die Anmeldung mit einem per SMS oder über eine Authentifizierungs-App erhaltenen Code bestätigen.
Für die Mitarbeiter bedeutet das zwei Dinge. Erstens, man muss eine Mobiltelefonnummer haben, die mit dem Konto verknüpft ist. Zweitens werden Anmeldungen von einem gemeinsamen Arbeitsplatz oder einem öffentlichen Computer komplizierter. Dies ist eine Sicherheitsverstärkung, die mit der Sensibilität der gespeicherten Daten (Gehaltsabrechnungen, vertrauliche HR-Dokumente) übereinstimmt.
In Bezug auf die DSGVO ist ein Punkt zu klären: der Arbeitgeber ist für die Verarbeitung verantwortlich, Cegedim agiert als Auftragsverarbeiter. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber entscheidet, welche Dokumente hinterlegt werden und zu welchem Zweck, während Cegedim die technische Sicherheit der Speicherung gewährleistet. Der Mitarbeiter bleibt Eigentümer seines persönlichen Bereichs und seines Zugangs, unabhängig vom Unternehmen.
Verwaltung des Arkevia-Kontos nach einem Arbeitgeberwechsel
Das Verlassen eines Unternehmens schließt den digitalen Tresor nicht. Der Mitarbeiterbereich von MyArkevia bleibt mit denselben Zugangsdaten zugänglich. Wenn der neue Arbeitgeber ebenfalls Arkevia nutzt, wird automatisch ein neuer Dokumentenbereich zum bestehenden Konto hinzugefügt.
Wenn der neue Arbeitgeber einen anderen Anbieter für die Digitalisierung verwendet, bleiben die alten Abrechnungen auf MyArkevia einsehbar. Man hat dann zwei separate Bereiche, was ein gewisses Maß an Organisation erfordert, um zu wissen, wo man welches Dokument suchen soll.
- Halten Sie die persönliche E-Mail-Adresse, die mit dem MyArkevia-Konto verknüpft ist, insbesondere bei einem Jobwechsel aktuell
- Laden Sie regelmäßig Ihre Abrechnungen lokal oder auf einem persönlichen Backup-Speicher herunter, zur Sicherheit
- Überprüfen Sie beim neuen HR-Service, welcher digitale Tresor verwendet wird, um Doppelkonten zu vermeiden
Der nützlichste Reflex bleibt, seine E-Mail-Adresse und seine Telefonnummer in den Kontoeinstellungen bei jeder Veränderung der Situation zu aktualisieren. Mit der Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung wird eine veraltete Mobilnummer den Zugang zum Tresor einfach blockieren.
