We ontvangen een e-mail van onze HR-dienst waarin wordt aangekondigd dat de loonstroken nu gedigitaliseerd zijn op Arkevia, en de eerste reactie is vaak dezelfde: waar inloggen, met welke inloggegevens, en hoe een specifiek document te vinden in deze digitale kluis? De officiële portal die gebruikt moet worden is www.myarkevia.com, en niet het oude domein arkevia.com dat niet altijd doorverwijst naar de werknemersruimte. Het begrijpen van dit onderscheid voorkomt al een groot deel van de blokkades die door gebruikers worden gemeld.
Activatie van het MyArkevia-account: wat echt vastloopt bij de eerste inlog
Het klassieke scenario: we ontvangen een activatiecode per professionele e-mail, soms verdronken in de spam, met een beperkte tijd om de account aan te maken. Als deze code verloopt voordat we deze gebruiken, moeten we opnieuw contact opnemen met de HR-dienst of de IT-afdeling om een nieuwe te verkrijgen. Er is geen knop op de portal waarmee we deze code zelf kunnen regenereren.
Bij de eerste inlog vraagt de portal om een persoonlijk wachtwoord in te stellen en een privé e-mailadres op te geven. Dit persoonlijke adres zal vervolgens worden gebruikt voor alle herstelprocedures. Het wordt aangeraden om een duurzaam e-mailadres te gebruiken, niet dat van het bedrijf, omdat de toegang tot de kluis actief blijft, zelfs na vertrek uit het bedrijf.
Voor degenen die willen toegang krijgen tot mijn Arkevia-account en mijn e-loonstroken zonder blokkades, blijft het belangrijkste aandachtspunt deze koppeling tussen de tijdelijke activatiecode en het persoonlijke e-mailadres. Zonder deze twee elementen correct ingevuld vanaf het begin, wordt het vervolg ingewikkelder.
Vergeten Arkevia-wachtwoord: concrete procedure en bijzondere gevallen
Op MyArkevia verloopt de reset van het wachtwoord via de link “Wachtwoord vergeten” op de inlogpagina. Een reset-e-mail wordt verzonden naar het persoonlijke adres dat bij de activatie is opgegeven. Als we ons professionele adres hebben gebruikt en inmiddels het bedrijf hebben verlaten, wordt de situatie gecompliceerder.
In dit geval is het inschakelen van de ondersteuning van Cegedim SRH (de uitgever achter MyArkevia) de enige optie. De ervaringen variëren op dit punt: sommige werknemers melden een snelle behandeling, anderen noemen wachttijden van enkele weken. Het voorbereiden van een identiteitsbewijs en een oude loonstrook versnelt doorgaans de verificatie.
- Controleer eerst de spammap van het persoonlijke adres dat bij de activatie is opgegeven, de reset-e-mail belandt daar vaak
- Als het persoonlijke adres niet meer toegankelijk is, neem dan contact op met de ondersteuning van Cegedim via het formulier op myarkevia.com
- Houd een oude loonstrook of het personeelsnummer bij de hand om je identiteit te bewijzen
Vind en download je e-loonstroken in de digitale kluis
Eenmaal ingelogd toont de interface van MyArkevia de documenten gesorteerd op werkgever en datum. Elke elektronische loonstrook wordt opgeslagen in PDF-formaat, één voor één te downloaden. Voorlopig is er geen native functie voor het groepsgewijs downloaden van alle loonstroken in één keer.
Als we meerdere werkgevers hebben gehad die Arkevia gebruiken, verschijnen de documenten in aparte secties. De kluis bewaart de loonstroken zelfs na het einde van het arbeidscontract, voor een periode die kan oplopen tot 75 jaar na de werknemer volgens de toepasselijke wettelijke bepalingen. Dit is geen eenvoudige tijdelijke archivering.
Een praktisch punt dat vaak over het hoofd wordt gezien: de loonstroken die door de werkgever in de kluis zijn geplaatst, hebben een gecertificeerde bewijswaarde. Ze zijn geldig als bewijs voor een pensioenaanvraag, een hypotheekaanvraag of een arbeidsconflict, net als een ondertekend papieren origineel.
Versterkte authenticatie op MyArkevia: wat verandert er in 2026
Cegedim heeft de uitrol van een algemene tweefactorauthenticatie in de zomer van 2026 voor alle MyArkevia-accounts aangekondigd. Concreet betekent dit dat we na het invoeren van ons wachtwoord de verbinding moeten bevestigen met een code die we per sms of via een authenticatie-app ontvangen.
Voor werknemers betekent dit twee dingen. Ten eerste moet er een mobiel telefoonnummer aan het account zijn gekoppeld. Ten tweede worden inloggen vanaf een gedeelde werkplek of een openbare computer strenger. Dit is een versterking van de beveiliging die in lijn is met de gevoeligheid van de opgeslagen gegevens (loonstroken, vertrouwelijke HR-documenten).
Wat betreft de AVG verdient een punt verduidelijking: de werkgever is verantwoordelijk voor de verwerking, Cegedim fungeert als onderaannemer. Dit betekent dat de werkgever beslist welke documenten worden opgeslagen en voor welk doel, terwijl Cegedim zorgt voor de technische beveiliging van de opslag. De werknemer blijft eigenaar van zijn persoonlijke ruimte en toegang, ongeacht het bedrijf.
Beheer van het Arkevia-account na een verandering van werkgever
Het verlaten van een bedrijf sluit de digitale kluis niet. De werknemersruimte van MyArkevia blijft toegankelijk met dezelfde inloggegevens. Als de nieuwe werkgever ook Arkevia gebruikt, wordt er automatisch een nieuwe sectie met documenten aan het bestaande account toegevoegd.
Als de nieuwe werkgever een andere digitaliseringsdienst gebruikt, blijven de oude loonstroken toegankelijk op MyArkevia. We hebben dan te maken met twee aparte ruimtes, wat een minimum aan organisatie vereist om te weten waar welk document te zoeken.
- Houd het persoonlijke e-mailadres dat aan het MyArkevia-account is gekoppeld up-to-date, vooral bij een functiewisseling
- Download regelmatig je loonstroken lokaal of op een persoonlijke back-upruimte, uit voorzorg
- Controleer bij de nieuwe HR-dienst welke digitale kluis wordt gebruikt om dubbele accounts te voorkomen
De meest nuttige reflex blijft om je e-mailadres en mobiele nummer bij te werken in de accountinstellingen bij elke wijziging van situatie. Met de komst van de tweefactorauthenticatie zal een verouderd mobiel nummer simpelweg de toegang tot de kluis blokkeren.
